La combinación de correspondencia sirve para elaborar "cartas" o documentos modelo utilizando Word de la paquetería de Microsoft Office, en donde tenemos campos que cambian automáticamente de acuerdo a datos que tenemos almacenados previamente en alguna base de datos.
- Algunos usos para la "Combinación de correspondencia":
- Elaborar invitaciones,
- Elaborar etiquetas para productos,
- Elaborar contratos laborales o de cualquier otra índole.
- Instrucciones para combinar correspondencia:
Para este ejemplo vamos a suponer que necesitamos elaborar
invitaciones para la inauguración de una nueva sucursal de nuestra
empresa, y queremos invitar a todos nuestros clientes de quienes ya
tenemos los datos.1. Abrir Word: Ir a inicio de Windows -> Todos los programas -> Microsoft Office -> Word
2. Seleccionar documento nuevo y elaborar el modelo de Invitación de acuerdo a nuestras necesidades.
En
este ejemplo, podemos identificar que los campos que van a cambiar de
acuerdo a quien vaya dirigida la invitación son: CLIENTE, EMPRESA, y
NÚMERO DE SORTEO.3. Guardar el modelo de invitación: Archivo -> Guardar como -> Equipo -> Seleccionamos en donde deseamos guardar el documento -> Nombramos el documento -> Guardar.
4. Una vez que ya sabemos que campos vamos a necesitar para elaborar nuestras invitaciones, podemos elaborar nuestra base de datos. Para abrir Excel: Ir a inicio de Windows -> Todos los programas -> Microsoft Office -> Excel.
5.- Seleccionar libro en blanco, nos posicionamos en Hoja 1 y nombramos nuestros campos en la primera columna, en este caso mis tres campos son: CLIENTE, EMPRESA y NÚMERO DE SORTEO.
6. Vaciar la información de los clientes a los que vamos a invitar.
Nota: En este ejemplo utilice a 4 clientes, pero pudieron haber sido 20, 30 o más.7. Seleccionar los datos que vamos a utilizar, para evitar la combinación de columnas en blanco y establecer el área de impresión: Diseño de página -> Seleccionamos el rango de datos -> Área de impresión -> Establecer área de impresión.
8. Guardamos el documento: Archivo -> Guardar como -> Equipo -> Seleccionamos en donde deseamos guardar el documento -> Nombramos el documento -> Guardar.
Nota:
De preferencia guardar el modelo de la carta y la base de datos en la
misma ubicación, para este ejemplo yo cree una carpeta en el escritorio
llamada "Ejemplo de correspondencia".9. Cerramos el archivo de Excel que acabamos de guardar, y nos vamos al archivo de Word en donde tenemos el modelo de la invitación que vamos a combinar.
Nota: Es importante cerrar el archivo de Excel que vamos a utilizar como base de datos antes de iniciar la correspondencia, de otra manera nos causará conflictos.
10. Una vez que estamos en nuestro modelo de invitación, vamos a iniciar el proceso de combinación de correspondencia de la siguiente manera: Correspondencia -> Seleccionar destinatarios ->Usar una lista existente ->Buscamos la ubicación en donde guardamos nuestra base de datos de Excel -> Seleccionamos nuestro archivo - > Abrir -> Seleccionar tabla -> Hoja1$Print_Area -> Seleccionar "La primera fila de datos contiene encabezados de columna" -> Aceptar.
Seleccionar tabla -> Hoja1$Print_Area -> Seleccionar "La primera fila de datos contiene encabezados de columna" -> Aceptar.
11. Una vez que realizamos el paso anterior, Word habrá cargado los campos que tenemos en nuestra base de datos Excel. A partir de este momento ya podemos sustituir los campos variables que tenemos en Word con los campos de nuestra base de datos.
Seleccionamos nuestro primer campo "CLIENTE" -> Correspondencia -> Insertar campo combinado -> Seleccionamos el campo correspondiente "CLIENTE".
Una vez realizado esto, el nombre de nuestro primer cliente aparecerá en nuestra carta.
Hacemos lo mismo con el campo "EMPRESA" y NÚMERO DE SORTEO.
Nota: En este ejemplo puse 2 veces el campo "CLIENTE", por lo tanto tendré que realizar el procedimiento de "Insertar campo" 2 veces, en donde desee que aparezca el nombre de mi cliente.
12. Para asegurarme que todas mis invitaciones se encuentren, podemos utilizar la siguiente ruta: Correspondencia ->Vista previa de resultados -> y damos clic en Registro siguiente.
13. Finalizar la correspondencia e imprimir: Correspondencia -> Finalizar y combinar ->Editar documentos individuales ->
Combinar registros ->Todos -> Aceptar.
Realizado esto, Word genera otro documento de Word en donde estarán todas las invitaciones de acuerdo al número de clientes que se haya guardado en la base de datos.
14. Imprimimos las invitaciones. Archivo -> Imprimir -> Imprimir
Nota: Antes de imprimir, le recomiendo hacer una revisión general a su documento.
